Tutorial de como utilizar a ferramenta “Prestação de Contas” no portal da administradora.
Prestação de contas pode ser definida como a demonstração do que foi efetuado com os recursos recebidos e pagos. Desta maneira comprova concretamente suas receitas e despesas.
O objetivo da ação da prestação de contas é assegurar a transparência e a responsabilidade na administração, bem como dar suporte as decisões aos recursos existentes.
Através desse relatório é possível visualizar gastos como serviços, pessoal etc.
Primeiramente para fazer uma prestação de contas é necessário anexar os documentos, sejam eles Boletos/Notas fiscais/Recibos/comprovantes e entre outros no sistema.
Para anexar os documentos você deverá ir na aba “Entrada de Documentos” no Classecon
Deverá ir em “novo” para criar um novo e preencher os dados que pedem do documento na qual você irá anexar.
Com o documento já anexado e colocado no sistema, você deve voltar a tela inicial e selecionar o checkbox “condomínio” e colocar o condomínio na qual foi colocado o documento, após isso apertar a opção “buscar para conciliar” e colocar o “mês/ano pago” do documento cadastrado para localiza-lo.
Assim que encontrado o documento terá um checkbox para você escolher qual documento gostaria de conciliar, sendo que também terá 2 formas de conciliar, sendo em lote (pegará todos os documentos que contém dentro do sistema que não foi conciliado) ou conciliar normalmente (Onde poderá pegar apenas todos os documentos de uma página ou apenas um) e a partir disso quando escolhido o(s) documento(s) só apertar em conciliar.
Assim que todos os documentos da prestação de contas do mês estiver conciliados você poderá ir para a aba “Prestação de contas”.
Lembrando que os documentos estarão disponíveis unicamente para prestação de contas após a conciliação dos mesmos no sistema.
Logo em seguida para criar uma nova prestação de contas é necessário apertar no botão “Novo” onde você irá colocar o condomínio e o mês da prestação e avançar.
Em seguida irá apresentar uma tela com todos os documentos conciliados onde já contém uma capa, avisos, relatórios e os respectivos documentos.
Nesta mesma aba poderá anexar arquivos PDF caso seja necessário. (Ex: Falta um documento ou etc.)
Logo em seguida é necessário apenas apertar no botão “avançar” caso esteja tudo em ordem e a prestação de contas será feita.
Depois de feito essa etapa é necessário identificar a prestação de contas na aba inicial que foi cadastrada anteriormente, e é necessário ir em “ações” e “fechar” a prestação de contas e logo em seguida em “ações” novamente e na opção “publicar” para aparecer no aplicativo.